O Programa 5S ou Metodologia 5S é uma das diversas ferramentas da qualidade, que consistem em técnicas que permitem um maior controle dos processos ou melhorias nas tomadas de decisão. São utilizadas para definir, mensurar, analisar e propor soluções para os problemas que interferem no desempenho dos processos organizacionais, além de ajudar a estabelecer melhorias de qualidade.
Com sua implementação é possível obter vantagens competitivas devido à redução de custos e desperdícios, melhoria na qualidade de produtos e serviços, melhoria na motivação dos colaboradores e ganhos significativos na segurança e produtividade.
Nos tópicos a seguir discorreremos, de forma sucinta, sobre essa excelente ferramenta.
1. O significado de cada “S”
O conceito de 5S se baseia em cinco palavras japonesas cujas iniciais formam o nome do programa. As palavras são Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, sendo traduzidas no português como “sensos”, não descaracterizando a ideia original do programa. Sendo eles: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de saúde e senso de autodisciplina.
De forma resumida temos:
1.1. Senso de utilização (Seiri)
Este é primeiro senso do Programa 5S, sendo o ponto inicial para colocar o trabalho em ordem. Este, busca separar o que é útil do que é inútil no momento, o necessário do que é desnecessário.
Este senso consiste em analisar a área de trabalho e classificar os elementos que a compõe (objetos, materiais, ferramentas, informações, etc.) segundo critérios de utilidade e frequência de uso, para que se determine o que poderá ser retirado, mesmo que momentaneamente, do ambiente e que, definitivamente, não precisa estar nele.
Deve-se procurar manter somente o necessário para as atividades, na quantidade correta e em adequadas condições de uso.
Tudo aquilo que não se tem uso pode ser considerado como desperdício, pois pode impactar negativamente de diversas formas, Veja alguns exemplos:
· Estoques além do necessário;
· Luzes acesas em ambientes vazios ou muito claros;
· Maquinas e equipamentos ligados desnecessariamente;
· Ferramentas não utilizadas que podem estar sendo requisitas em outras frentes de serviço;
· Descarte de materiais em boas condições de uso;
· Movimentações evitáveis.
1.2. Senso de organização (Seiton)
O segundo senso do programa também pode ser chamado de senso de ordenação e consiste em propor uma organização dos elementos que compõe o setor e suas atividades de forma funcional, possibilitando acesso rápido e fácil ao que se deseja ou necessita.
Ter um ambiente organizado facilita a localização e minimiza interferências negativas a produtividade e agilidade.
A organização é de extrema importância, mas mantê-la se torna o grande desafio e pode ser o ponto mais difícil na aplicação deste senso, uma vez que as pessoas possuem diferentes níveis de organização, sendo este um ponto importante a ser trabalhado pelo programa, de forma a unificar o comportamento das equipes.
É interessante documentar por meio de fotos e filmes o antes e depois de cada ambiente após a implementação deste senso, pois é o resultado servirá de parâmetro para os próximos ciclos de organização.
1.3. Senso de conservação (Seiso)
Também conhecido como senso de limpeza, significa ter cuidado, eliminar a sujeira para manter o ambiente limpo. Além de abordar a sujeira propriamente dita, este termo também pode significar aquilo é desnecessário no local.
O importante acaba não sendo o ato de limpar, mas evitar sujar, para isso é preciso identificar as fontes de sujeira e as respectivas causas, para que possam ser evitadas e bloqueadas.
Na construção civil a falta de conservação e limpeza fica evidente ao verificar ferramentas e equipamentos. É comum encontrar estes elementos em péssimas condições, o que gera um grande desperdício de tempo para efetuar a remoção de resíduos impregnados, algo que seria facilmente executado, caso feito após o término do uso. Além disso, não conservar estes elementos, diminui sua vida útil e compromete significativamente na qualidade do serviço executado.
1.4. Senso de saúde (Seiketsu)
Podendo ser ampliado um senso de saúde e higiene, este senso visa a melhoria da qualidade de vida e trabalho, favorecendo a saúde física, mental e emocional, a partir de sua prática.
Ele busca um bem-estar coletivo, a partir do mantimento de um bom clima organizacional, zelo pelas relações de trabalho e um ambiente de trabalho adequado, limpo e ergonômico.
Para ter este ambiente é importante ter atenção:
· Ao cumprimento dos procedimentos de segurança individual e coletivo;
· Atenção a ergonomia no trabalho;
· Promoção contínua a um bom clima de trabalho e boas relações interpessoais;
· Assertividade e transparência entre líderes e liderados.
1.5. Senso de autodisciplina (Shitsuke)
O quinto e último senso, busca incentivar a o autodesenvolvimento e consolidar as melhorias obtidas com a implementação dos sensos anteriores.
Para ter resultados duradouros e manter a sustentabilidade do programa é extremamente importante desenvolver a autodisciplina em cada colaborador, para que tenha sempre proatividade e iniciativa na aplicação da metodologia, pois só assim será possível manter as conquistas obtidas.
Deve ser estimulado:
· O comprometimento dos colaboradores;
· A ética em primeiro lugar;
· A educação, paciência e responsabilidade;
· Respeito às normas e procedimentos;
· Melhoras na comunicação;
· Transparência no porquê da execução das tarefas;
· Sentimento de participação e proposito dentro das equipes.
O ser humano é muito resistente a mudanças, sendo assim, o Shitsuke é o senso com maior nível de dificuldade, já que é preciso alterar e moldar a cultura organizacional dos colaboradores.
2. A implementação
Todo processo de mudança gera, naturalmente, uma resistência, não sendo diferente para a implementação dessa ferramenta. Por mais simples que sejam os conceitos deste programa, a sua implementação pode não ser tão simples, principalmente em um setor culturalmente calcado mais no empirismo do que na ciência e na técnica, como o da construção civil no Brasil. Assim, para obter sucesso é importante um bom gerenciamento da implementação, dividindo-a em etapas, preparando bem as equipes e mitigando pontos de ineficiência pós-implementação.
2.1. Divulgação
O objetivo da divulgação é iniciar a conscientização da equipe, sendo a primeira etapa para implantação do programa 5S.
Esta pode ser feita através de:
· Palestras;
· Minicursos;
· Cartazes;
· Apresentações;
· Reuniões;
· Diálogos semanais de segurança.
Com a divulgação buscasse semear nos colaboradores os princípios do programa e evidenciar as melhorias que o cumprimento dos 5 sensos trará para o trabalho em escala individual e coletiva.
2.2. Preparação
Esta fase objetiva dividir o processo de implementação em partes menores e para isso são definidos responsáveis em cada setor.
É interessante que o responsável pelo programa em cada setor seja alguém pertencente a este, pois terá mais conhecimento do que pode ou não ser feito para que se obtenha o melhor resultado.
2.3. Implantação
Nesta etapa se inicia a inserção gradual de cada senso (uso, organização, conservação, saúde e autodisciplina) na cultura organizacional.
Sendo importante efetuar a documentação, registros diários e definição de métricas para sejam obtidos indicadores importantes para o gerenciamento e avaliação do programa, pois a partir deles se torna possível identificar tendências e comparar resultados.
2.4. Manutenção
A manutenção visa verificações funcionais e “reparos” em pontos onde os resultados não estejam satisfatórios, visando assegurar o cumprimento adequado dos conceitos propostos pelo programa e do mantimento das conquistas obtidas de forma contínua.
O emprego de documentação, auditorias internas e uso de recursos de divulgação para promover a conscientização por todos os colaboradores é de extrema importância, para que não se retorne ao padrão trabalho anterior.
3. O Programa 5S é aplicável a construção civil?
Sem sombra de dúvidas, sim! Mas por que investir em sua aplicação? Porque é uma ferramenta estruturada em ideias simples, de fácil compreensão e possui potencial expressivo na busca da alta performance e qualidade total, uma vez que traz consigo benefícios consideráveis quanto a processos mais seguros, eficientes, e principalmente na redução de desperdícios, sendo este último muito presente no setor da construção civil.
A ALG Arquitetura e Engenharia têm consolidada em sua cultura a busca pela melhoria contínua e está atenta as ferramentas da qualidade como apoio nesse processo, pois assim estaremos sempre evoluindo e entregando aos nossos clientes resultados cada vez melhores.
Texto escrito por Marllon Martins
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MARTINS, Marllon. Qualidade: O Programa 5S é aplicável a construção civil?. Blog ALG Arquitetura e Engenharia, Conselheiro Lafaiete, 12 jan. 2021. Disponível em: < https://www.algarqeng.com/blog[MM2] >. Acesso em: __ ___. 202_.
Referências deste artigo:
TELES, Jhonata. Manual Prático de 5 S – Volume 1. Engeteles Engenharia de Manutenção, Brasília. 23p. Disponível em: < http://materiais.engeteles.com.br/manual-pratico-do-5s >. Acesso em: 30 dez. 2020.
NAPOLEÃO, Bianca. 5S. Ferramentas da qualidade, 2018. Disponível em: < https://ferramentasdaqualidade.org/5s/ >. Acesso em: 04 jan. 2021.