Existem inúmeros métodos para gestão nas organizações, um deles é o Kanban, um método de gestão conhecido por utilizar de uma metodologia de gestão visual para controle de produção e gestão de tarefas. Uma das estratégias desse modelo é a utilização de cartões onde são registradas as ações das e listas de tarefas que devem ser concretizadas, se tornando muito útil em empresas que precisam de agilidade em seus processos.
A ferramenta permite acompanhar o ritmo de trabalho de equipes que possuem entregas com prazos bem reduzidos, com rotatividade muito alta e variedade de tarefas. O sistema Kanban foi idealizado pelo sistema Toyota de produção, onde tem um papel fundamental no sistema de produção puxada e no conceito Just-in-time.
O sistema de produção puxada por meio de Kanbans é muito bem explicado por David J. Anderson no livro “Kanban: Mudança Evolucionaria de Sucesso Para Seu Negócio de Tecnologia:
“Certo número de kanbans (ou cartões) equivalente à capacidade (em acordo) de um sistema é colocado em circulação. Um cartão é anexado a um trabalho. Cada cartão age como um mecanismo de sinalização. Um novo trabalho pode ser iniciado apenas quando um cartão está disponível. Este cartão livre é anexado a um trabalho e o segue à medida que ele flui através do sistema. Quando não há mais cartões livres, nenhum trabalho adicional pode ser iniciado. Qualquer novo trabalho deve esperar em uma fila até que um cartão esteja disponível. Quando algum trabalho for concluído, seu cartão é liberado e reciclado. Com um cartão agora livre, um novo trabalho da fila pode ser iniciado.
Este mecanismo é conhecido como um sistema puxado porque o novo trabalho é puxado para o sistema quando existe capacidade para lidar com ele, em vez de ser empurrado para o sistema com base na demanda. Um sistema puxado não pode ser sobrecarregado se a capacidade, conforme determinado pelo número de cartões sinalizadores em circulação, tiver sido configurada adequadamente.”
O Kanban é muito utilizado como conceito central em diversos softwares, um deles é o Trello, nele há a possibilidade de criar cartões e quadros com cores de acordo com seu modelo de organização. Pode-se delegar tarefas para sua equipe, verificar o andamento das atividades, compartilhar os quadros para os responsáveis diretos por cada demanda, o que torna muito mais fácil e intuitivo o controle de tarefas e gerenciamento de projetos, processos da empresa, fluxo de trabalho, etc.
Outra ferramenta que se pode empregar a metodologia de gestão do Kanban é o Google Keep, com a possibilidade de criar notas, definir cores para elas de acordo com seu modelo de organização e atividades, outros recursos muito uteis no Keep é a de criar caixas de seleção e de agendar as tarefas, com isso pode-se marcar as atividades já concluídas e agendar tarefas a serem feitas, o Keep é interligado com a agenda do google, ou seja, para tudo que for agendado no keep integre-se criando um lembrete na agenda do seu celular.
Na atualidade muitos supermercados e lojas tem aplicado um sistema que pode ser comparado com o do Kanban. Visando o controle da quantidade de pessoas nas lojas devido à crise sanitária que vivemos oriundas da Covid-19, estão sendo entregues cartões com cores ou números logo na entrada, os clientes recebem os cartões ao entrar e o entregam ao passar nos caixas, se todos os cartões forem entregues, os novos clientes só poderão entrar na loja após a saída de outros. Semelhante ao processo utilizado nos Jardins do Palácio Imperial no Japão.
Em uma visão geral o Kanban é uma metodologia ágil que pode ser aplicada em empresas independente do nicho, em lugares públicos que precisam de controle do fluxo de pessoas e também tem aplicação no gerenciamento de atividades pessoais e do lar, vai variar da necessidade de cada organização e de cada pessoa.
A ALG Arquitetura e Engenharia tem seu processo de gestão fundamentado na técnica de gestão ágil e utilização de Kanbans para controle do empenho, distribuição de tarefas e processos.
Bruno Rodrigues é integrante da equipe da ALG e estará a frente desse blog e de diversos processos de engenharia da empresa.
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